Arnd Kämpfer ist Gründer und Geschäftsführender Gesellschafter der smart&taff Consulting GmBH mit Sitz im IGZ in Barleben. Wir begegneten ihm bei der Startveranstaltung des Unternehmernetzwerkes Sachsen-Anhalt der LÜCKE TEAM INTERNATIONAL GMBH im Juli 2021.
Sehr geehrter Herr Kämpfer,
welche Managementaufgaben haben Sie als Kaufmännischer Leiter und Prokurist bei der CODIXX AG erfüllt und welche Themenfelder davon haben Sie in Ihre selbstständige Tätigkeit als Geschäftsführer der smart & taff Consulting GmbH einfließen lassen?
In dieser Position zeichnete ich für die gesamte Bandbreite der kaufmännischen Verwaltung verantwortlich. Schwerpunkte waren natürlich das Rechnungswesen und Controlling, Finanzen, das Personalwesen sowie die interne Organisation. Aber auch bei den Themen Investor Relations und Qualitätsmanagement habe ich in enger Abstimmung mit dem Vorstand mitgewirkt. Für die CODIXX AG war ich dabei rund 10 Jahre als interner Auditor aktiv.
In meiner neuen Rolle als Unternehmensberater möchte ich die Erfahrungen, die ich in rund 20 Jahren beim Aufbau und der Weiterentwicklung der CODIXX AG gemacht habe, in andere Unternehmen einbringen. Ich sehe mich dabei nicht nur als Berater, sondern als aktiver Unterstützer in Projekten und Aufgaben, für die bei den Kunden keine oder geringe eigene Ressourcen vorhanden sind. Helfen möchte ich insbesondere in zwei Themenfeldern.
Für den Bereich Rechnungswesen und Controllings übernehme ich spezielle Aufgaben wie z.B. die Erstellung von Businessplänen, Kalkulationen für Angebotserstellung oder Bestandsbewertung oder die Betreuung von Fördermittelprojekten, berate aber auch bei Fragestellungen zum Aufbau einer eigenen Buchhaltung oder zur Auswahl von ERP-Systemen.
Womit wir auch schon das zweite Themenfeld berühren, und zwar die Prozesslandschaft in Unternehmen hinsichtlich unterschiedlicher Zielstellungen. Hierfür biete ich sowohl Dokumentationsleistungen als auch Beratung zu Einführung bzw. Optimierung von Managementprozessen an. Dies betrifft insbesondere Qualitätsmanagementsysteme nach ISO 9001, Informationssicherheitssysteme nach ISO 27001 und Verfahrensdokumentationen nach GoBD für die steuerrelevanten Buchführungsprozesse.
In diesen Aufgabenbereichen arbeiten Sie mit sehr sensiblen Unternehmensdaten Ihrer Kunden. Wie gelingt es Ihnen, das dafür nötige Vertrauen Ihrer Auftraggeber zu gewinnen?
Die Einhaltung einer absoluten Vertraulichkeit ist für die Beraterbranche eine zwingende Grundlage im Mandantenverhältnis, ähnlich der bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. Dies sollte jedes Beratungsunternehmen bereits in seinen AGB verankert haben. Darüber hinaus wird das Thema häufig noch einmal direkt in den Vertragsdokumenten oder einer gesonderten Vertraulichkeitsvereinbarung geregelt.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, beim Kunden Vertrauen in das Gesamtpaket des Beratungsangebotes aufzubauen. Dies betrifft neben dem Umgang mit sensiblen Daten vor allem die Aspekte Kompetenz, strukturierte Arbeitsweise, gute Kommunikation und nicht zuletzt den Nutzen der externen Dienstleistung für das Unternehmen. Hierfür ist der persönliche Kontakt zu den Entscheidern im Unternehmen wesentlich. Ein ausführliches Vorgespräch oder eine entsprechende Präsentation sind daher für mich ein zentraler Bestandteil der Projektanbahnung.
Wie können Sie den Nutzen einer externen Unterstützung begründen?
Externe Dienstleistungen kommen immer dann in Betracht, wenn für die Aufgabenstellung im Unternehmen keine entsprechenden fachlichen Kompetenzen oder zeitliche Ressourcen zur Verfügung stehen. Nehmen wir die Einführung eines Managementsystems als Beispiel. Für die zu übernehmenden Rollen im Unternehmen müssen Mitarbeiter erst einmal qualifiziert werden, diesen fehlt dann meist auch eine entsprechende Vorerfahrung. Hinzu kommt, dass eine nicht zu unterschätzende Anzahl an neuen Dokumentationen und Aufzeichnungen erstellt werden müssen. Hier kann ich den Prozess deutlich abkürzen, da ich die erforderlichen Projektaktivitäten sofort anstoßen und koordinieren kann und zudem die Dokumentation vollständig mitbringe, die dann lediglich an das Unternehmen angepasst werden muss. Die Qualifizierungsmaßnahmen für die eigenen Mitarbeiter zur langfristigen Fortführung des Managementsystems können dann parallel zum Einführungsprojekt erfolgen.
Welche Schnittstellen ergeben sich zur Arbeit der jeweils zuständigen Steuerberater Ihrer Kunden?
Das kommt auf die jeweilige Aufgabenteilung zwischen Unternehmen und Steuerberatung an. Hat das Unternehmen ein eigenständiges Rechnungswesen und die Rolle des Steuerberaters beschränkt sich auf steuerliche Beratung und Erstellung der Steuererklärung, konzentriert sich meine Zusammenarbeit im Wesentlichen auf das Unternehmen. Übernimmt die Steuerberatung auch die eigentliche Buchhaltung und den handelsrechtlichen Jahresabschluss, dann ist ein gegenseitiger Austausch an Informationen und Dokumenten sinnvoll bzw. erforderlich. Zum Beispiel bei Businessplanung oder Bestandsbewertung bilden die Ergebnisse der einen Seite jeweils eine Grundlage für die Arbeit der anderen. Auch in Bezug auf die Verfahrensdokumentation nach GoBD ergänze ich die Tätigkeit der Steuerberatung, wenn diese nur begrenzte Ressourcen für Aufnahme und Dokumentation der relevanten Prozesse beim Mandanten hat.
Für welche Unternehmensbereiche, -ziele und -funktionen sind denn Managementsysteme von Bedeutung?
Grundsätzlich sollte die Unternehmensführung für Zielstellungen, deren Erreichungsgrad einen wesentlichen Einfluss auf positive Geschäftsentwicklung sowie Stabilität und Sicherheit des Unternehmens hat, die Implementierung eines entsprechenden Managementsystems ins Auge fassen. Ziele können u. a. die Sicherstellung einer höchstmöglichen Qualität im gesamten Leistungserstellungsprozess für Waren oder Dienstleistungen oder der Schutz aller Informationswerte einer Organisation sein. Hierfür sollten alle Unternehmensbereiche, die für die Erreichung einer definierten Zielstellung eine Rolle spielen, in den Geltungsbereich des jeweiligen Managementsystems integriert werden. Aufgrund des umfassenden Ansatzes sind innerhalb des Geltungsbereiches alle Ebenen und Funktionen einbezogen.
Woraus ergeben sich die Notwendigkeit und die Effekte solcher Instrumente und welcher Zusammenhang besteht zu Zertifizierungsmaßnahmen?
Bei der stetig steigenden Komplexität sowohl eigener Prozesslandschaften als auch globaler Lieferketten fällt es schwer, alles im Überblick und unter Kontrolle zu behalten. Daher besteht für die Unternehmen schon der Anreiz, einen strukturierten Ansatz zu Prozesssteuerung, -überwachung und -verbesserung zu verfolgen. Zunehmend verlangen Unternehmen auch von ihren Lieferanten und Dienstleistern den Nachweis über eigene Managementsysteme, um bestimmte Risiken oder Anforderungen schon beim Lieferantenmanagement zu adressieren. Ein Lieferant kann so ganz schnell mal einen wichtigen Kunden verlieren. Die Zertifizierung stellt hier den Nachweis für ein erfolgreich implementiertes Managementsystem dar. Aufgrund des in den meisten Systemen innewohnenden PDCA-Ansatzes zur kontinuierlichen Verbesserung wird von der Unternehmensführung nicht nur die Verantwortung für die Vorgabe von zentralen Zielstellungen und Richtlinien verlangt, sondern auch die regelmäßige Einbeziehung bei der Erfolgskontrolle und Freigabe von neuen oder Korrekturmaßnahmen. Mit der Pflicht hat die Unternehmensführung damit gleichzeitig auch die Chance, regelmäßig und strukturiert einen Gesamtüberblick zu erhalten und so Fehlentwicklungen rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
Welche Funktionen kann bei der Einführung eines Managementsystems professionelle Software übernehmen und welche Anforderungen stellen sich an das Personal des Unternehmens?
Managementsysteme erfordern als dokumentierte und kennzahlenbasierte Systeme neben den Prozess- und Verfahrensbeschreibungen eine Vielzahl an Aufzeichnungen zur Prozessüberwachung und Ergebniskontrolle. Diese Daten und Dokumentationen können mittlerweile überwiegend digital erfasst bzw. erstellt werden, moderne Produktionssteuerungs- oder ERP-Software bietet diese Möglichkeit mit an. Aber auch für dezentrale Datenerfassung, gerade bei Dienstleistungsunternehmen gibt es z. B. cloudbasierte Lösungen zur Erstellung und Verteilung von Dokumenten aller Art. Die Menschen im Unternehmen müssen natürlich weiterhin den inhaltlichen Input erzeugen, die Struktur und das Regelwerk festlegen, die Ergebnisse kontrollieren und bewerten sowie erforderliche Anpassungen abstimmen und kommunizieren. Dafür müssen Sie zielgerichtet geschult werden.
Gehört die Einweisung, Qualifizierung und Einarbeitung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Ihrem Angebotsspektrum?
Für wichtige Rollen in Managementsystemen gibt es von zugelassenen Bildungseinrichtungen wie TÜV Akademie, Dekra und anderen spezielle Qualifizierungsangebote. Die damit erworbenen Kompetenzen werden durch entsprechende Teilnahmebescheinigungen oder Zertifikate für erfolgreich bestandene Prüfungen nachgewiesen. Die praktische Einarbeitung am Arbeitsplatz, gerade vor noch zu absolvierenden Ausbildungen, biete ich gerne nach Bedarf an.
Zum Abschluss noch eine Frage. Bald ist das erste Jahr Ihrer Selbständigkeit geschafft. Welche Pläne haben Sie für die weitere Entwicklung des Unternehmens?
Ich konzentriere mich vorrangig auf den Ausbau von Qualität und Tiefe meines Beratungsangebots. Und das bedeutet für mich einerseits regelmäßige eigene Weiterbildung. Aktuell habe ich z. B. eine Qualifizierung zum KMU-Fachberater für Sanierung und Turnaround begonnen, um mein Know-How in Prozessanalyse und Controlling mit dem steuerlichen und rechtlichen Wissen für die Krisenbewältigung bei Unternehmen zu verbinden. Zum anderen werde ich am weiteren Ausbau meines Netzwerkes zu anderen Beratern und Fachexperten arbeiten. Letztendlich steht immer die bestmögliche Beratungsqualität für den Kunden im Vordergrund.
Mehr Informationen zum Unternehmen unter www.smartundtaff.de