Zur aktuellen Lage und den besonderen Anforderungen gerade an kleine und mittlere Unternehmen sprachen wir mit Klaus Schön, Geschäftsführender Gesellschafter der Schön Bürosysteme GmbH, über seine Maßnahmen und Empfehlungen zur Bewältigung der Corona-Krise.
Sehr geehrter Herr Schön, Sie sind ein gestandener Unternehmer und haben schon mehr als eine Krise gut überstanden. Welcher Strategie sind Sie gefolgt, um auch während der Coronazeit Schaden von Ihrem Unternehmen abzuwenden?
Ich habe schnell erkannt, dass wir die Komplexität unserer Mitarbeiter in dem bisher gebündelten Firmensitz am Werner-von-Siemens-Ring auf ein Minimum reduzieren müssen, um die Mitarbeiter zu schützen und um das Risiko einer Quarantäne so gering wie möglich zu halten. Wir haben rasch Vorkehrungen getroffen, um den Mitarbeitern vollausgestattete Homeoffice Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen. Zum anderen haben wir Mitarbeiter, die aufgrund von geschlossen Schulen oder Kindergärten die Betreuung Ihrer Kinder sicher stellen müssen – auch denen, konnte ich durch die Homeoffice Regelung Möglichkeiten bieten. So können wir auch unabhängig von unserem Arbeitsort Aufträge und Anfragen abarbeiten und Präsentationen durchführen.
Unsere Strategie ist ausgelegt auf aktive Kundenkontakte, nachfragen ob und wie wir unseren Kunden unterstützen können. Und es sind auch viele Kunden online und freuen sich auf Rückfragen und Nachfragen.
Aber wir schulen unsere Mitarbeiter online, erledigen Stammdatenpflege und prüfen unsere Prozesse in Abhängigkeit der neuen Gegebenheit Corona. Und wir haben uns auch umgestellt auf Home Office mit allen Vertriebsleuten. Was wir in Zukunft ausbauen wollen auf ein Standard für alle Arbeitsplätze, um auch im Bedarfsfall (Unwohlsein, unvorhersehbaren Ereignisse privat und dienstlich) und bei gesundheitlichen Beeinträchtigungen schnell im Home Office doch aktiv zu werden. Was zusätzlich zu den gewährten 3 Karenztagen als eine willkommene Erleichterung für alle Mitarbeiter/innen gesehen wird.
Wie haben Sie Ihren Vertrieb im Zeitalter der eingeschränkten Kommunikationsmöglichkeiten organisiert, gab es trotz diese Beschränkungen Erfolge zu verzeichnen?
Alle Vertriebsmitarbeiter/innen arbeiten im Home Office mit vollständiger IT- und Kommunikationsausstattung. Die Anbindung an die internen Softwareschnittstellen ist vorhanden, so war von Anfang an sichergestellt, dass die vertrieblichen Aufgaben weiter ausführt werden können.
Es gibt aktuell keine Beeinträchtig im Tages- und Projektgeschäft, es haben sich lediglich die Aufgabenstellungen unserer Kunden aufgrund der aktuellen Situation geändert.
Wie haben Sie ihre Stammkundschaft seit März mit technischen Lösungen, Serviceleistungen und Qualifizierungsangeboten bedient?
Wir sind aktiv dabei, unsere Standardprodukte sinnvoll und einfach umzusetzen. Dazu gehören „Home Office Pakete“, die fix und fertig beim Kunden installiert werden mit der kompletten Technik und Software sowie mit Einweisung. Ferninstallationen sind für uns selbstverständlich auch möglich und werden auch umgesetzt, so können wir den direkten Kontakt so gering wie möglich halten und somit sowohl unsere Kunden, als auch unsere Mitarbeiter schützen. Hinzu kommen SBS Posteingang und SBS Invoice Lösungen, wie der Kunden voll- und halbautomatisch Papierdokumente und digitalen Posteingang verarbeiten können. Natürlich auch viele Anfragen zur technischen Umstellung der festen PC auf Laptop für den Home Office AP mit VPN oder andere Kommunikationswegen.
Als Dienstleister mit tollen Referenzen und Projekten hatten Sie schon weit vor der Krise Erfahrungen mit spannenden Digitalisierungs- und Kommunikationsprojekten. Wie konnten Sie und Ihre Kunden und Geschäftspartner von diesen Erfahrungen profitieren? Welche technischen Hilfsmittel oder Softwareanwendungen haben Sie dafür eingesetzt?
Was wir bemerken ist der unverschämte Umstand, dass sich die Verbrecher dieser Welt die Coronazeit und die Angst der Menschen zu Nutze machen und vermehrt Pishing Mails versenden um unter den Vorwand Hilfe zu leisten, Daten klauen und spionieren. Hier möchten wir unseren Kunden anbieten, Ihre Mitarbeiter und sich selbst zu sensibilisieren mit einem Pishing Mail Test, in dem an einfachen Merkmalen gute und schlechte Mails erkannt werden. Denn nur über die Sensibilisierung des Menschen können wir den Angriff abwehren. Technisch sind da einfach Grenzen gesetzt!
Dazu gehört auch, die Geschäftsprozesse zu digitalisieren um transparent und ortsunabhängig agieren zu können. Dazu haben wir den Elektronischen Leitz Ordner (ELO), den wir für alle Betriebsgrößen und Budgets anbieten können.
Wir haben natürlich alle Optionen und Möglichkeiten, über moderne Telekommunikationslösungen den Kunden zu unterstützen.
Ist es Ihnen gelungen, zur Abfederung der Auswirkungen der Krise Fördermittel oder andere staatliche Unterstützungen in Anspruch zu nehmen und wie haben Sie diese eingesetzt?
Wir nehmen keine Fördermittel in Anspruch, weil wir breit und gut aufgestellt sind und es nicht benötigen. Das ist ein Erfolg aus der langjährigen digitalen Ausrichtung und des umfassenden Portfolios zum Büroumfeld von Kopierer und Drucker, über Archivieren mit ELO digital für ein komplettes Dokumentenmanagement, über Telekommunikationslösungen und Beratung zum Thema Digitalisierung.
Wie haben Sie Ihr Team in den letzten Wochen bei Laune gehalten und für eine erfolgreiche Mitarbeit trotz der Einschränkungen motivieren können?
Tägliche Kommunikation vom einberufenen Krisenteam, umfassende Hygieneausstattung im Geschäftsumfeld, eine Mund-Nase-Schutz-Ausrüstung wird für alle zur Verfügung gestellt und das Krisenteam ist immer für alle erreichbar! Das KUG werde ich auf 80 % aufstocken. Ich lasse mein Team wissen, dass wir nur gemeinsam durch diese Krise kommen, bin für Sie bei Fragen da und unterstütze meine Mitarbeiter so gut wie ich kann. Bei Fragen oder Sorgen bin ich für Sie da.
Was raten Sie anderen Unternehmern der Region, um vielleicht sogar – wie Ihr Unternehmen das sicher auch anstrebt – so stark wie möglich aus der Krise hervorzugehen?
Aktive Kundenbetreuung und Kommunikation beizubehalten und zu erfragen, wo und wie welche Hilfe geleistet werden kann! Die Nutzung von digitalen Medien und Systemen: Belege digitalisieren, sodass man auch von zuhause aus an Prozessen und Freigaben teilnehmen kann. Durch die Nutzung von Dokumentenmanagementsystems im Teams können wir weiterhin arbeiten und auch per Webkonferenzen intern oder aber auch mit unseren Kunden von zuhause aus kommunizieren.
Haben Sie schon eigene konkrete Ideen und Pläne für die Zeit nach der Krise und wann werden die Leser der WIRTSCHAFTSPOST davon erfahren?
Wir haben konkrete Anfragen, unsere Kunden flexibel aufzustellen und ein passendes Dokumentenmanagement einzuführen um so Informationen auch im Home Office zur Verfügung zu stellen und zum Beispiel den Post- und Rechnungseingang zu automatisieren um daraus Prozesse starten zu können.
Dazu gibt es komplette Lösungen wie SBS Posteingang und SBS Invoice. SBS steht hierbei für Schön BüroSysteme eigene Lösungen!
Weitere Informationen erhalten Sie bei:
Schön Bürosysteme GmbH
Werner-von-Siemens-Ring 14a
39116 Magdeburg
Telefon: 0391 5993-0
www.schoen-buerosysteme.de